Program do DMS – zarządzanie dokumentacją nigdy nie było takie proste

Dlaczego porządek w dokumentacji firmowej ma takie ogromne znaczenie? W jaki sposób ułatwić sobie pracę? Jeśli interesują Cię odpowiedzi na te i inne pytania, w takim razie koniecznie powinieneś przeczytać ten artykuł.

Zapanuj nad dokumentami w swojej firmie

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą czy dużą firmę, Twoja praca wiążę się z dużą ilością dokumentów. Obecnie w przedsiębiorstwach nie tylko znajduje się papierowa dokumentacja, ale też elektroniczna. Dlaczego warto przechowywać firmowe dokumenty w takiej wersji? Przede wszystkim tego typu dokumenty bardzo łatwo znaleźć, co jest ogromnie istotne w momencie, gdy na daną chwilę potrzebujemy wybranego dokumentu. To z kolei pozwala zachować porządek w dokumentach, a także gwarantuje ich łatwą oraz szybką edycję. Ponadto jako właściciel masz dostęp do firmowych plików z dowolnego miejsca. W tym celu należy przechowywać dokumenty w firmowej sieci, która jest podłączona do Internetu.

Dysk sieciowy – miejsce, w którym można przechowywać dokumentację

Pisząc o przechowywaniu elektronicznych dokumentów, od razu nasuwa się pytanie w jaki sposób je przechowywać? Wiele firm decyduje się na rozwiązanie, jakim jest dysk sieciowy. O popularności tej opcji decyduje przede wszystkim łatwość jej wdrożenia, niski koszt oraz intuicyjność, jakie niesie ze sobą dysk sieciowy. Niestety, te rozwiązanie ma też swoje wady. Pierwszy wiążę się z konfiguracją zabezpieczeń. Drugi, to brak możliwości wersjonowania plików oraz zablokowania danego pliku do edycji. Najgorsze jednak w dysku sieciowym jest to, że są one podatne na awarie, a w ich przypadku odzyskanie przechowywanych dokumentów jest kłopotliwe i kosztowne.

Program do DMS – praktyczne i wygodne rozwiązanie

Innym rozwiązaniem jest program do DMS, czyli Document Management System. Oprogramowanie wchodzi w skład systemu JIRA i jego zadaniem jest pomoc w zarządzaniu dokumentacją. Za jego pomocą Ty i Twoi pracownicy będziecie mogli tworzyć dokumenty, a także importować papierowe oryginały bezpośrednio ze skanera. Program do DMS to narzędzie, dzięki któremu będziesz mógł określić, kto ma dostęp do jakich dokumentów. Dzięki tej opcji niepożądane osoby nie będą miały wglądu do ważnych informacji na temat Twojej firmy. Samo oprogramowanie jest proste i łatwe w obsłudze. Nic więc dziwnego, że tak wiele osób na nie stawia.